Переезд офиса – это всегда ответственное и хлопотное мероприятие, требующее тщательной подготовки и продуманной организации. Ведь в отличие от квартирного переезда, здесь необходимо не только перевезти мебель и технику, но и обеспечить бесперебойную работу компании, сохранность важных документов и конфиденциальность информации.
Наиболее простое решение в данном случае — заказать офисный переезд «под ключ» в транспортной компании, тогда Вам не нужно будет самостоятельно беспокоиться об организационных моментах. При этом, многие руководители компаний, все же, принимают решение перевезти офис самостоятельно. Далее расскажем, как подготовиться к этому процессу и что нужно учитывать, чтобы переезд в новое помещение прошел без лишних проблем.
Как подготовиться к офисному переезду своими силами?
- Создайте план переезда. План должен включать в себя полную инвентаризацию имущества, схему нового офиса с расстановкой мебели, график упаковки и транспортировки, а также бюджет переезда. Четкий план поможет избежать хаоса и обеспечит слаженную работу всей команды.
- Проведите инвентаризацию имущества. Переезд – отличный повод избавиться от ненужного хлама и освободить пространство. Поэтому перед упаковкой нужно тщательно отсортировать все вещи и выбросить сломанную мебель, устаревшую технику и лишние бумаги.
- Займитесь упаковкой. За неделю до переезда нужно начать упаковку всех вещей в коробки и контейнеры. При этом важно правильно группировать предметы – отдельно документы, отдельно технику и отдельно личные вещи сотрудников. Каждую коробку необходимо подписать, указав ее содержимое и место назначения в новом офисе.
- Найдите машину. Если у компании нет своих машин, грузовое такси можно арендовать в сторонней организации, например, тут https://www.davay-pereedem.com/gruzovoe-taksi-kiev/. Важно выбрать надежного подрядчика с опытом офисных переездов и страховкой груза. Также нужно заранее продумать схему парковки и погрузки-разгрузки, чтобы избежать проблем с доступом и охраной.
- Застрахуйте имущество. Это поможет компенсировать потери в случае непредвиденных ситуаций. По статистике, около 15% компаний, переезжающих своими силами, сталкиваются с порчей или утратой имущества. Наличие страховки позволит минимизировать финансовые потери.
- Подготовьте технику. Офисная техника – компьютеры, принтеры и серверы – требует особо бережного обращения при транспортировке. Перед упаковкой обязательно отключите все кабели, извлеките картриджи и снимите съемные детали. Каждый предмет заверните в несколько слоев пузырчатой пленки или воздушно-пупырчатой пленки и поместите в коробку с мягким наполнителем.
- Найдите грузчиков. Этот процесс – всегда риск травм и повреждений. Чтобы его минимизировать, привлеките к работе профессиональных грузчиков с опытом офисных переездов. Они используют специальные ремни, тележки и другое оборудование для безопасного перемещения тяжестей. Также проследите, чтобы все участники переезда имели удобную одежду, обувь и защитные перчатки во избежание порезов и ушибов.